Blog von workpool.jobs

Wenn die Geschäftsleitungen die Idee der Stellen- oder Funktionsbeschreibungen nicht vorbehaltlos unterstützen und bei der Umsetzung nicht voll dahinter stehen, wird es für die Personalverantwortlichen schwierig. Das Erarbeiten dieses strategischen Führungs- und Organisationsinstruments erfordert Motivationskraft und Überzeugungsvermögen der obersten Ebene, damit ein solcher Prozess gelingt und nicht zur Papierübung verkommt.

Jobprofile für jede einzelne Stelle des Unternehmens können nicht «auf die Schnelle» hingezaubert werden; sie erfordern – vor allem am Anfang – eine beträchtliche zeitliche Investition und analytische Denkarbeit. Dabei geht es um mehr als eine oberflächliche Beschreibung, vielmehr um eine eigentliche Auseinandersetzung mit der kleinsten organisatorischen Einheit im Unternehmen – eben einer Stelle, einer Funktion, welche durchaus auch von mehreren Personen ausgefüllt werden kann.

Aktualität an erster Stelle

Eine Stellenbeschreibung, die in der Schublade vergilbt, ist nicht das Papier wert, auf dem sie aufgeschrieben wurde; sie soll kein Museumsstück darstellen, sondern ein taugliches Arbeits- und Führungsinstrument, das kontinuierlich aufdatiert wird und den jeweiligen Veränderungen der Stelle durch entsprechende Anpassungen Rechnung tragen muss. Eine sorgsame Aktualitätspflege ist also wichtig, denn jede Stelle verändert sich in immer rascherem Rhythmus, entsprechend den Veränderungen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens. In den meisten Firmen ist es Aufgabe des HR-Bereichs dafür zu sorgen, dass die Stellenbeschreibungen in den einzelnen Abteilungen à jour gehalten werden.

Vielfältiger Nutzen der Stellenbeschreibung

Der Nutzen von Funktionsbeschreibungen als Führungs-, Organisations- und Orientierungsinstrument ist vielseitig und nicht ausschliesslich auf das Personalmanagement beschränkt:

• Grundlage für Inseratgestaltung (print oder online)
• Basis für Vorstellungsgespräch bzw. Personalinterview
• Vermittlung des Stellenbilds an Bewerbende
• Erläuterung von Verantwortlichkeiten, Unterstellungsverhältnissen, Entscheidungskompetenzen und Beziehungen zu andern Funktionen und Institutionen
• Kenntnis der Abteilungsleiter über die ihnen unterstellten und zugeordneten Funktionen
• Intensive und systematische Auseinandersetzung mit der eigenen Tätigkeit (z.B. bei der Ausarbeitung des Pflichtenhefts)
• Orientierungshilfe für den jeweiligen Stelleninhaber
• Last but not least: Grundlage für eine Arbeitsplatz-Evaluation und -Bewertung im Hinblick auf die Schaffung einer transparenten Lohnordnung

Schliesslich erhalten Direktion und HR-Leitung eine komplette Übersicht über jede einzelne Stelle und über die Lohnverhältnisse im Unternehmen, die jeweils bei Bedarf überprüft werden können.

«In der Kürze liegt die Würze»

Langatmige sprich ellenlange und zu detaillierte Job Descriptions tragen den heutigen raschen Veränderungen der Arbeitswelt zu wenig Rechnung. Eine praktikable Stellenbeschreibung sollte nicht mehr als 2-4 Seiten umfassen und dem Stelleninhaber genügend Spielraum für Planungs-, Entscheidungs- und Durchführungsaufgaben belassen. Wichtig ist, dass die Ziele vorgegeben werden, nicht aber der Weg dazu.

Kommunikation ist Voraussetzung für das Gelingen

Stellenbeschreibungen können weder «aus dem Boden gestampft» noch von oben dekretiert werden; sie erfordern – vor allem bei ihrer Implementierung – etlichen Aufwand seitens der Beteiligten, d.h. der HR-Abteilung, der Linienvorgesetzten sowie der Mitarbeitenden. Gerade deshalb muss der vielfältige Nutzen dieser Dokumente überzeugend kommuniziert werden. Schliesslich sollen möglichst alle Unternehmensangehörige «ins Boot geholt» werden.

Quelle: weka-personal

Stelleninserate – ob print oder online – entscheiden darüber, ob sich geeignete Kandidaten angesprochen fühlen oder nicht. Erfolgreiche Stelleninserate zeichnen sich durch einen klaren Inhalt, eine aussagekräftige und zielgerichtete Botschaft und ein gewisses «Etwas» aus, das man Ausstrahlung nennen könnte.

Die Qualität der eingehenden Bewerbungen ist ein erster Prüfstein für die Arbeit des Texters.

Umso wichtiger ist es, dass das Inserat hohe inhaltliche und sprachliche Qualitätskriterien erfüllt, also attraktiv gestaltet ist, ohne in den Boulevardstil abzugleiten. Fazit: Das Gestalten – ja, es handelt sich um eine gestaltende und nicht um eine routinemässige bürokratische Tätigkeit – gehört in Expertenhände!

Lange Texte ermüden die Leser. Die heutigen potenziellen Bewerberinnen und Bewerber ziehen einen Informationsmix aus kurzen Textblöcken vor. Voraussetzung für ein nachhaltig wirkendes Inserat ist eine leserfreundliche, präzise Sprache, welche die zentralen Informationen ohne Floskeln und Worthülsen, also auf direktem Weg vermittelt.

Dazu passt vorzugsweise folgendes Textdesign:

• Information über den Arbeitgeber (wer sind wir? welche Produkte stellen wir her? welche Dienstleistungen erbringen wir?)
• Stellenbeschreibung (konkrete Kurzbeschreibung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten, eventuell Stellung im Organigramm, Besonderes)
• Profil des/der Bewerbenden (Berufslehre mit weiterführender Ausbildung, akademischer Werdegang. Berufserfahrung, Sprachkenntnisse etc.
• Angebot des Arbeitgebers (Arbeitsbedingungen, allfällige Erfolgsbeteiligung, Entwicklungsmöglichkeiten, Weiterbildung etc.)
• In vielen Stellenausschreibungen wird auch auf die Firmenhomepage für zusätzliche Informationen verwiesen.

Vorsicht bei Anglizismen und anderen Fremdwörtern: Der ungezügelte Gebrauch von englischen Fachausdrücken ist Mode geworden, selbst dort, wo entsprechende deutsche Begriffe existieren. Bleiben Sie im Gebrauch von «neudeutsch» im überschaubaren und verständlichen Rahmen.

Verzichten Sie auf nichtssagende Worthülsen und abgedroschene Phrasen: Eine vielseitige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit ist eine Addition von drei «Nullwörtern». Werden Sie konkret und verteilen Sie Ihre Botschaft auf verdauliche Portionen.

Verwenden Sie Verben statt Substantive und schreiben Sie konkret statt abstrakt. Vermeiden Sie Pleonasmen (sinngleiche oder sinnähnliche Ausdrücke) und wiederholen Sie sich nicht, denn beides ist überflüssig. Grammatikfehler dürfen in Ihrem Inserat keinen Platz haben, Ihre Botschaft wird dadurch entwertet.

Das Stelleninserat ist die Visitenkarte Ihrer Firma. Jede Stellenausschreibung ist eine Botschaft und bietet die Chance, Ihr Unternehmen zu präsentieren; diese Botschaft soll also über die eigentliche Zielgruppe hinauswirken und somit das Corporate Design des ganzen Unternehmens zum Ausdruck bringen. Damit wird das Stelleninserat zu einem wichtigen Pfeiler des «Employer Brandings».

quelle: weka-personal