Blog von workpool.jobs

Wenn die Geschäftsleitungen die Idee der Stellen- oder Funktionsbeschreibungen nicht vorbehaltlos unterstützen und bei der Umsetzung nicht voll dahinter stehen, wird es für die Personalverantwortlichen schwierig. Das Erarbeiten dieses strategischen Führungs- und Organisationsinstruments erfordert Motivationskraft und Überzeugungsvermögen der obersten Ebene, damit ein solcher Prozess gelingt und nicht zur Papierübung verkommt.

Jobprofile für jede einzelne Stelle des Unternehmens können nicht «auf die Schnelle» hingezaubert werden; sie erfordern – vor allem am Anfang – eine beträchtliche zeitliche Investition und analytische Denkarbeit. Dabei geht es um mehr als eine oberflächliche Beschreibung, vielmehr um eine eigentliche Auseinandersetzung mit der kleinsten organisatorischen Einheit im Unternehmen – eben einer Stelle, einer Funktion, welche durchaus auch von mehreren Personen ausgefüllt werden kann.

Aktualität an erster Stelle

Eine Stellenbeschreibung, die in der Schublade vergilbt, ist nicht das Papier wert, auf dem sie aufgeschrieben wurde; sie soll kein Museumsstück darstellen, sondern ein taugliches Arbeits- und Führungsinstrument, das kontinuierlich aufdatiert wird und den jeweiligen Veränderungen der Stelle durch entsprechende Anpassungen Rechnung tragen muss. Eine sorgsame Aktualitätspflege ist also wichtig, denn jede Stelle verändert sich in immer rascherem Rhythmus, entsprechend den Veränderungen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens. In den meisten Firmen ist es Aufgabe des HR-Bereichs dafür zu sorgen, dass die Stellenbeschreibungen in den einzelnen Abteilungen à jour gehalten werden.

Vielfältiger Nutzen der Stellenbeschreibung

Der Nutzen von Funktionsbeschreibungen als Führungs-, Organisations- und Orientierungsinstrument ist vielseitig und nicht ausschliesslich auf das Personalmanagement beschränkt:

• Grundlage für Inseratgestaltung (print oder online)
• Basis für Vorstellungsgespräch bzw. Personalinterview
• Vermittlung des Stellenbilds an Bewerbende
• Erläuterung von Verantwortlichkeiten, Unterstellungsverhältnissen, Entscheidungskompetenzen und Beziehungen zu andern Funktionen und Institutionen
• Kenntnis der Abteilungsleiter über die ihnen unterstellten und zugeordneten Funktionen
• Intensive und systematische Auseinandersetzung mit der eigenen Tätigkeit (z.B. bei der Ausarbeitung des Pflichtenhefts)
• Orientierungshilfe für den jeweiligen Stelleninhaber
• Last but not least: Grundlage für eine Arbeitsplatz-Evaluation und -Bewertung im Hinblick auf die Schaffung einer transparenten Lohnordnung

Schliesslich erhalten Direktion und HR-Leitung eine komplette Übersicht über jede einzelne Stelle und über die Lohnverhältnisse im Unternehmen, die jeweils bei Bedarf überprüft werden können.

«In der Kürze liegt die Würze»

Langatmige sprich ellenlange und zu detaillierte Job Descriptions tragen den heutigen raschen Veränderungen der Arbeitswelt zu wenig Rechnung. Eine praktikable Stellenbeschreibung sollte nicht mehr als 2-4 Seiten umfassen und dem Stelleninhaber genügend Spielraum für Planungs-, Entscheidungs- und Durchführungsaufgaben belassen. Wichtig ist, dass die Ziele vorgegeben werden, nicht aber der Weg dazu.

Kommunikation ist Voraussetzung für das Gelingen

Stellenbeschreibungen können weder «aus dem Boden gestampft» noch von oben dekretiert werden; sie erfordern – vor allem bei ihrer Implementierung – etlichen Aufwand seitens der Beteiligten, d.h. der HR-Abteilung, der Linienvorgesetzten sowie der Mitarbeitenden. Gerade deshalb muss der vielfältige Nutzen dieser Dokumente überzeugend kommuniziert werden. Schliesslich sollen möglichst alle Unternehmensangehörige «ins Boot geholt» werden.

Quelle: weka-personal